For tre et halvt år siden gik it-organisationen på Aalborg Universitet fra en decentral til en central struktur. Omkring 25 små og mellemstore it-afdelinger spredt ud over campus er i dag samlet i en central enhed inddelt i fire afdelinger. En af dem er Infrastruktur Services, hvor omkring 35 medarbejdere står for at drive alt det basale: servere, netværk og storage. Afdelingschef Per Bach fortæller, at målet for sammenlægningen var et kvalitetsløft.
– De små decentrale it-afdelinger, vi havde før, arbejdede virkelig bredt, og man gjorde tingene på mange forskellige måder. Så der blev taget en strategisk beslutning om at samle det hele i én funktion, konsolidere systemlandskabet og dermed opnå en øget kvalitet.
Mange større offentlige organisationer har været igennem samme øvelse de senere år, og det kan være et spørgsmål om ord og definitioner, om der er tale om outsourcing. Omstruktureringen er ganske vist intern, men flere af målsætningerne er de samme, som man ser i outsourcing til en ekstern partner: konsolidering, standardisering, specialisering, professionalisering med mere.
– Vi er en servicefunktion, der skal kunne tilbyde de ydelser, der bliver efterspurgt. Så vi tilbyder alt fra ren housing af en server over løbende overvågning og til at levere og vedligeholde services til helt specifikke formål, fortæller Per Bach, som tilføjer, at ud over sammenlægningen er det helt entydige fokus på it-afdelingen som en servicefunktion for resten af organisationen den største overordnede ændring, der er sket de senere år.
Ifølge Per Bach kunne it-afdelingen tidligere groft sagt diktere, hvordan verden rent it-mæssigt skulle se ud.
– Sådan er det ikke i dag, hvor udgangspunktet er spørgsmålet ”hvad kan vi hjælpe med?”. Ud fra de behov, brugerne formulerer, kommer vi så med nogle konkrete forslag og tager en dialog om dem, til vi lander på det rigtige, siger Per Bach, som tilføjer, at det skifte godt kan være en udfordring for nogle, som måske trives bedst med at grave sig dybt ned i de tekniske problemstillinger frem for at stå helt fremme ved disken og møde brugerne.
Miks af kompetencer og personer
– Vi har både brug for folk med sans for den direkte kundekontakt og for dem, der trives bedre med at sidde lidt længere bagude i butikken og grave sig ned i teknikken. Så vi arbejder med at få skabt det rigtige miks og er også i gang med at få mere fokus på personlig udvikling gennem udviklingsplaner og personlige samtaler, fortæller han.
I forbindelse med sammenlægningen fik alle medarbejdere mulighed for at flytte med til den nye enhed. Gennem en længere proces, hvor de faglige organisationer også var involveret, blev de cirka 160 medarbejderes kompetencer og ønsker afklaret og matchet med behovene i den nye organisation..
– For cirka 75 procents vedkommende gav det ud fra deres eksisterende opgaver og kompetencer stort set sig selv, hvilken afdeling de skulle lande i. De fortsatte i store træk med at udføre samme typer opgaver som tidligere, mens sammenlægningen for dem, vi kunne betegne som generalister, medførte en større grad af specialisering, siger Per Bach.
Sourcing-strategien på Aalborg Universitet går på, at alt, der understøtter universitetets kerneopgaver – undervisning, forskning og formidling – køres in-house. Mere generiske systemer til eksempelvis at understøtte HR/rekruttering, rejseafregninger, spørgeundersøgelser og lignende kører på SaaS-løsninger. Ifølge Per Bach vurderer man fra projekt til projekt, hvad der vil give mest værdi – en intern eller en ekstern løsning.