En personalehåndbog indeholder en række nyttige informationer om virksomhedens forhold og findes ofte i elektronisk form på en virksomheds intranet. Det er ikke en lokalaftale, og den erstatter ikke en ansættelseskontrakt, men indholdet i en personalehåndbog er et supplement til din ansættelseskontrakt.
De regler og retningslinjer, der fremgår af personalehåndbogen, er alle noget, som er ensidigt fastsat af virksomheden som en del af ledelsesretten. Alle medarbejdere, især nye, skal orienteres om og sikres adgang til personalehåndbogen, og det er god stil, når en virksomhed henviser til den i en kontrakt.
Det er ikke et krav, at en virksomhed har en personalehåndbog, men det er en god idé.
Personalehåndbogen kan fx indeholde
- Regler for håndtering af sygdom, herunder procedure for sygefraværsmelding
- Retningslinjer for fejring af mærkedage
- Retningslinjer for efteruddannelse
- Alkohol og rygepolitik
- It- og e-mailpolitik
- Regler for barsel, orlov og frihed i forbindelse med barns sygdom
Hvad skal du holde øje med?
Du skal sætte dig grundigt ind i de forhold, personalehåndbogen beskriver, da det er generelle vilkår for dit ansættelsesforhold. Der kan stå noget om regler for, hvordan du skal sygemelde dig, om det skal være inden et bestemt klokkeslæt eller på en særlig måde, om en sms er acceptabel, eller om arbejdsgiver forventer et opkald.
Når reglerne er beskrevet i personalehåndbogen, betyder det, at de skal overholdes, og derfor kan et brud på en regel have ansættelsesretslige konsekvenser for dig.
Det er dit ansvar at holde dig ajour med indholdet, så du skal helst have styr på indholdet gennem hele din ansættelse, og du skal især holde øje med, om der kommer ændringer, der har betydning for dine vilkår.
Det kan være ændringer i barselsvilkår – hvis eksempelvis retten til løn under fædreorlov pludselig falder bort, eller hvis en frokostordning forsvinder, så du nu selv skal have fat i rugbrød og Stryhns.
Skal man tåle ændringer i en personalehåndbog?
Ændringer i en personalehåndbog skal som udgangspunkt tåles.
Hvis ændringer er noget, der vedrører din løn, fx løn under barsel, så skal det varsles bort med dit individuelle opsigelsesvarsel, da det er en såkaldt væsentlig ændring, der falder ind under funktionærlovens beskyttelse.
Men ændringer kan altså gennemføres. Andre ting som morgenmad hver fredag vil kunne ændres fra uge til uge. Er du i tvivl om en ændring af vilkår er væsentlig, anbefaler vi altid, at du tjekker med PROSA.
Hvis ændringerne i en personalehåndbog sker i forbindelse med en virksomhedsoverdragelse, skal du tjekke, om den ret, der nu er forsvundet i forbindelse med, at du er blevet overdraget til en ny arbejdsgiver, stammer fra en overenskomst eller lokalaftale, eller om den blot er en ret, som arbejdsgiver egenhændig har valgt at give sine medarbejdere.
Her er udgangspunktet, at en ret i en overenskomst eller lokalaftale skal varsles med dit individuelle varsel, mens en ret i en personalehåndbog typisk kan fjernes med et rimeligt, men mindre varsel. Dette også selvom man mister værdien af de to fridage til at passe sit syge barn. Faktum er, at man ved en virksomhedsoverdragelse må tåle ”mindre ændringer”, også selvom det føles urimeligt.
PROSA anbefaler altid, at du får udleveret og gennemlæst din personalehåndbog, før du sætter din underskrift på ansættelsesaftalen, så du ved, hvad du siger ja til.