På hovedsædet i Horsens sidder 18 medarbejdere i REMA 1000’s it-afdeling og har snor i alt, der har med drift og udvikling at gøre.
– Kaffemaskinerne er stort set det eneste, vi ikke er inde over, siger it-chef Lars Ruben Hansen.
Helt overordnet er it-afdelingens rolle ifølge Lars Ruben Hansen at introducere og vedligeholde værdiskabende teknologier og være sparringspartnere for resten af organisationen.
– Idéer til nye tiltag kan komme fra os eller fra forretningen, og da vi har en ret flad struktur, kan vi som regel rykke hurtigt på tingene, forklarer han og fortsætter:
– Efterhånden er der jo mange applikationer, der kan hentes som en service på plug-and-play-manér, men vi har det princip, at forretningen lige skal vende tingene med os, før de introducerer en ny løsning. Det er meget vigtigt, at vi ikke bare bliver koblet på til sidst.
Systemafdeling, drift og intern support samt butikssupport er de tre teams, man har organiseret sig i. I systemafdelingen tager man sig af projekter som indførelse af nye løsninger, opgraderinger og udvikling af REMA 1000-specifikke tilpasninger.
Mange specialtilpasninger
It-systemkonsulent Jørgen Wolf sidder i systemafdelingen og har i de seneste måneder været tovholder på udrulningen af en ny version af virksomhedens lagerstyringssystem, WAMAS, som netop er sat i drift på frostlageret. De resterende lagre følger i løbet af foråret og sommeren.
– Vi har optimeret på systemet i mange år, men vi kunne ikke længere få leveret den hardware, den gamle version krævede. Så af sikkerhedsmæssige grunde valgte vi at opgradere, siger han.
Inden skiftet til den nye version har der været gennemført utallige workshops og tests, hvilket Jørgen Wolf ser som en af hovedårsagerne til, at opgraderingen er forløbet rigtig godt.
– Vi har haft et virkelig godt testteam og afholdt mange workshops for at sikre, at vi fik alle funktionaliteter med op på den nye version. Vi laver mange specialtilpasninger på vores systemer, og det giver naturligvis nogle udfordringer ved opgraderinger, siger han.
Han mener dog, at det er en pris, der er værd at betale.
– Hvis man ved hjælp af noget specialudvikling kan reducere tidsforbruget for en bestemt arbejdsgang og ganger det op med 400 brugere, så er der virkelig meget at hente – også selvom man skal bruge noget tid på at teste og løfte det op på en ny version, siger han.
Et Microsoft-hus
REMA 1000 er helt overvejende et Microsoft-hus. MS Dynamics AX og MS Dynamics NAV er livsnerven i alt, der har med økonomistyring og ordrehåndtering at gøre. It-systemkonsulent Susie Mølkjær Kirkegård arbejder primært med at koordinere de mange aktiviteter, der har med AX at gøre.
– Mit arbejde er en kombination af konsulent og projektleder. Vi har to interne udviklere på AX og benytter os derudover af eksterne udviklere – og der er hele tiden gang i små eller større projekter, da AX er lidt med i det meste, siger hun.
I øjeblikket kører man AX 2009, og ifølge Susie Mølkjær Kirkegård ville en opgradering til nyeste version være et meget stort projekt.
– Vi implementerede AX for tre år siden, og vi står i dag med en rigtigt god og stabilt fungerende løsning. Som vi har tradition for, er der lavet temmelig meget specialudvikling, så det ville eksempelvis ikke give mening overhovedet at sende medarbejdere på et standard-AX-kursus, siger hun.
Keder sig aldrig
Hun er ikke i tvivl om, hvad der giver hende tilfredsstillelse i arbejdet i it-afdelingen.
– Man keder sig aldrig. Der er altid nogle ønsker og krav, man kan arbejde med, og så har vi en speciel holdånd, der gør, at vi på tværs af huset altid står sammen i bussen, når vi skal have gennemført noget.
Kicket ved at arbejde i it-afdelingen er ifølge Jørgen Wolf at arbejde med noget gennem længere tid, der virker efter hensigten og til brugernes tilfredshed, når man lancerer det.
– Opgraderingen af WAMAS har fyldt rigtigt meget i de seneste måneder, og selvom vi har haft en god testfase, kan man ikke lade være med at tænke, om der nu er et eller andet, man har glemt. Når man så går i luften, og det kører, som det skal, er det en rigtigt god følelse, siger han.
Overskueligt systemlandskab
Et gennemgående træk i it-afdelingen er, at man forsøger ikke at gøre tingene mere komplicerede end nødvendigt. Hvis det giver lige så meget eller mere værdi at håndtere en opgave med blok og kuglepen, skal man ikke nødvendigvis indføre en ny digital løsning, som Lars Ruben Hansen udtrykker det.
Man satser også meget på at skubbe ejerskabet til løsningerne ud i organisationen via stærke superbrugere, og man er meget påpasselig med ikke at få et for broget systemlandskab.
– Hver gang vi har brug for at dække et nyt behov, vurderer vi nøje, om vi skal trække på en SaaS-løsning eller ved at tilpasse et af vores eksisterende systemer. Vi er meget opmærksomme på, at hvis vi introducerer for mange forskellige løsninger, vil vi ikke kunne blive ved med at dække det rent kompetencemæssigt med de forholdsvist få medarbejdere, vi er i forhold til virksomhedens størrelse, siger han.
Sund fornuft og egne erfaringer
Arbejdet i it-afdelingen baserer sig i høj grad på en blanding af sund fornuft og indsamlede erfaringer. Det handler mere om at få samlet de rette mennesker og dermed de rette kompetencer omkring det samme bord, frem for at gå frem efter bestemte procesværktøjer og -teorier.
– Det, der virkelig giver succes i et projekt, er at samle folk med de rette tekniske kompetencer og domæneviden. Det gælder også for projektlederen. Det fejler, hvis man tager en projektleder ind, der bare tager pennen fra den ene og peger den over på den anden. En stor del af projektledelse baserer sig rent faktisk på teknisk viden og domænekendskab, siger it-systemkonsulent Jørgen Wolf.
Mobilitet
I 2017 vil der ifølge Lars Ruben Hansen blive sat stadigt mere fokus på mobilitet og netbaserede løsninger. Dataadgangen vil blive flyttet længere ud til brugerne, så den enkelte REMA 1000-købmand kan stå med sin tablet ude i butikken eller sidde hjemme i sofaen og have nem adgang til eksempelvis at tjekke ordrer, se statistikker eller foretage intern handel med andre butikker.
Han forventer også en fortsat støt stigning i anvendelsen af den nye app VIGO, hvor man kan dele indkøbslister og købe ind for hinanden i REMA 1000-butikkerne, og samtidig er man ved at gøre omkring 1.000 terminaler klar til at kunne håndtere det mobile dankort - noget REMA 1000 forventer sig meget af.
It-afdelingen er kommet på MS Office 365, og man står nu over for at rulle det ud i hele organisationen, og så er der også lige et opgraderingsprojekt, der ligger og venter: MS Dynamics NAV skal op på nyeste version – inklusive alle tilpasningerne – og det er et projekt, der vil strække sig over cirka halvandet år.
REMA 1000 har egne datacentre: to på hovedsædematriklen i Horsens med fuld redundans. Derudover står der servere på lageret i Vejle, så man i tilfælde af et totalt nedbrud i Horsens stadig kan samle indgåede ordrer op fra de 286 butikker, REMA 1000 var oppe på i slutningen af januar 2017. Driften af VIGO-appen, der skal være tilgængelig 24/7, ligger hos en ekstern partner, da systemerne på hovedsædet skal kunne lukkes ned kortvarigt for vedligehold.