Robotics Process Automation (RPA) er på meget kort tid gået fra hype til konkrete implementeringer. Softwarerobotter, digitale assistenter, digitale kolleger, og hvad man ellers vælger at kalde det kære barn, bliver i øjeblikket implementeret med en hast, så man allerede nu begynder at advare om ukontrolleret spredning, såkaldt ”robot sprawling”.
En RPA-robot er kort fortalt en implementering af et stykke RPA-software, der automatisk udfører en række handlinger i brugergrænsefladen, som en menneskelig bruger ellers skulle udføre. RPA-robotten bliver typisk sendt på arbejde der, hvor man kan identificere mange gentagne og regelbundne opgaver, der ikke kræver et fagligt skøn.
Ofte drejer det sig om at erstatte indsamling af data ved hjælpe af manuel copy-paste mellem systemer, hvor der ikke eksisterer egentlige integrationer - for eksempel for at indsætte data i en formular, en mail eller lignende. Men reelt set kan RPA benyttes til alt fra automatisk journalisering, kontering af fakturaer, oprettelse af personalesager inklusive generering af digitale post-meddelelser til udtræk og konvertering af dokumenter i forbindelse med aktindsigt.
Der er altså ikke mange begrænsninger på anvendelserne, så længe der er en brugergrænseflade, som RPA-robotten kan operere på – samt entydige regler.
– I den ideelle verden foregik denne form for automatisering ikke direkte i brugergrænsefladen, men var en integreret del af systemernes forretningslogik og understøttet af API’er. Men i den virkelige verden er der bare mange systemer, hvor det ikke er tilfældet, og der kan en RPA-robot være en god og fleksibel løsning, siger Mads Buch Andersen, partner i Carve Consulting og med stor erfaring i RPA-løsninger til både offentlige og private virksomheder og organisationer.
Han fortsætter:
– Indsættelsen af RPA-robotter betyder ikke, at man skal holde op med at modernisere grundsystemerne, men da det kan være en ret langvarig og dyr proces at gøre det, kan man i mellemtiden anvende RPA for at høste de mange lavthængende frugter hurtigt.
Gevinster og udfordringer
De hyppigst anvendte argumenter for at anvende RPA-robotter er frigivelse af tid til de opgaver, hvor der kræves et fagligt skøn, samt præcis og ensartet håndtering af opgaverne. Derudover kan RPA reducere selve procestiden, hvilket kan bruges til at reducere responstiden i en kundevendt løsning samt sikre hurtigere gennemløbstid, hvis der er spidsbelastningsperioder på bestemte forretningsprocesser.
RPA er et billigt effektiviseringsværktøj, men kaster også nogle vedligeholdelsesopgaver af sig, som man ikke må glemme, når man laver sin business case.
– Robotten kan gå i stå, hvis der sker selv mindre ændringer i de omgivelser, den arbejder i. Det kan være en lille ændring i layoutet af en faktura eller et datafelt, der er ændret. Derfor er det vigtigt, at man som en del af sin almindelige governance har sin opmærksomhed på også at justere robotten, hvis der sker den type ændringer, siger Mads Buch Andersen, som mener, at en softwarerobot i virkeligheden bør opfattes som en medarbejder på næsten lige fod med de fysiske kolleger.
Robotten skal rent teknisk også oprettes i AD, have tildelt de relevante rettigheder og så videre. Og så skal den løbende opkvalificeres, når det fagområde eller processerne, den arbejder med, udvikler sig.
– Jeg har sommetider joket med, at robotten også skal til MUS-samtale, men det er ikke helt forkert. Man må ikke tro, at det er gjort med den initielle implementering, siger Mads Buch Andersen.
Selvom de fleste specialiserede RPA-softwareløsninger tillader anvendelse af ekstern kode, så bygger man typisk en robot ved drag-drop af flow-komponenter i et Visual Basic-lignende miljø. Det er derfor ikke typisk den meget dybe kodekompetence, der er efterspurgt.
– Et RPA-projekt er både et it- og et forretningsprojekt. Fokus er ikke på at forfine en kodestreng i et hjørne af løsningen, men det er absolut en fordel at have en grundlæggende udviklerforståelse for arkitektur, datamodeller, fejlhåndtering og så videre. Og så skal man tænke kreativt og tænde på at finde, hvad jeg vil kalde ”lidt skæve løsninger på nogle mærkelige problemer”, siger Mads Buch Andersen.