Portræt af en nedlukning

Stående klapsalver. Det er bestemt ikke noget, it-folk er vant til, erkender Tim Timmins. Men det var præcis, hvad der mødte den 55-årige it-chef og hans medarbejdere, da Systematic 26. maj holdt den første Company Briefing efter forårets nedlukning.

Kollegaernes applaus flød imod dem, fordi Tim Timmins og hans tropper fra hovedkontoret på Søren Frichs Vej i Aarhus havde sikret, at langt størstedelen af de 1.110 medarbejdere – der er fordelt på 12 kontorer i 11 lande – havde fuldt funktionsdygtige hjemmekontorer i løbet af den første nedlukningsuge i marts.

For Systematic, der lever af at levere kritiske softwareløsninger til blandt andet sundhedssektoren, politi og forsvar, er det afgørende at sikre stabil drift af virksomhedens løsninger.

Og hvad gør man så, når flere hundrede udvikleres store stationære arbejdsmaskiner står solidt placeret på kontorerne?
– Vi fik fat i alle de laptops, vi kunne, gjorde dem klar og fik installeret Citrix og VPN clients, siger Tim Timmins, der meget tidligt havde indset, at kapaciteten var det, der allerførst skulle styr på:
– Fordi vi var hurtige til at bestille, kom vi først i køen og fik det, vi skulle bruge, siger han.

Leveret til døren

Så snart en computer var klar, skulle den i prioriteret rækkefølge ud til medarbejderne. De, der beskæftigede sig med kunder og forretning, stod øverst på listen.
– Hvis medarbejderen var i risikogruppen eller var afhængig af offentlig transport, kørte vi ud i firmaets delebiler og stillede computeren på dørmåtten. De, der selv kunne hente, bookede en tid og sad så i bilen på parkeringspladsen og ventede, til det blev deres tur til at hente en afsprittet computer, fortæller han.

Stort set hele it-afdelingen blev sendt hjem med det samme, så der var kun Tim Timmins og 3-4 it-folk på hovedkontoret tilbage og et par stykker på kontoret i Bukarest. Den lille uge, der fulgte, inden han kunne sende resten hjem, kalder it-chefen for ”intens”. Under nedlukningen var den besked, der oftest tikkede ind til it-afdelingen, at der var problemer med langsomt netværk.
– Men når man arbejder hjemme, er man ofte på sit lokale netværk. Og når det så viser sig, at der også lige er tre hjemsendte skolebørn i husstanden, der også bruger netværket, så gav det ligesom sig selv, hvor problemet lå, siger Tim Timmins.

Systematic havde ifølge Tim Timmins et stort forspring, fordi han allerede for flere år siden havde implementeret Teams.
– Det var heldigt, at vi havde et testet og velafprøvet digitalt samarbejdsværktøj. Vi skulle slet ikke forholde os til, hvordan den digitale kommunikation skulle foregå eller håndtere eventuelle Zoom-problematikker, siger han.

Sprint er en fordel

Tim Timmins er overbevist om, at det har hjulpet it-afdelingen, at de er vant til at arbejde i sprint.
– I begyndelsen af hver måned taler vi om, hvad vi skal nå i sprintet, og sætter herefter en realistisk deadline. Når det er gjort, kaster folk sig over deres opgaver. Hvis folk ved, hvad de skal, og oplever, at de har en acceptabel deadline, så er min erfaring, at folk trives med deres arbejde – også hjemmefra, siger han.

Én af de ting, han dog ændrede på under nedlukningen, var frekvensen af møder i afdelingen.
– Vi begyndte at stikke hovederne sammen hver morgen. Vi fandt ud af, at det blev vi nødt til, når vi ikke længere rendte ind i hinanden ved kaffemaskinen, på kontoret eller i kantinen, siger Tim Timmins.

Han satte sig også for hver dag at kontakte et par ansatte for lige at fornemme, hvor de mentalt var henne. Selv lægger han ikke skjul på, at han helst vil arbejde på kontoret, og han betegner nedlukningen som en forhindring – en modstander, der blev besejret.
– Afdelingen reagerede fantastisk. Så på den måde blev det alligevel en god oplevelse, hvor vi fik trykprøvet vores evne til at omstille os. Og så fik vi jo klapsalverne, da vi kom tilbage til kontoret, siger han.

Online er fattigt

40-årige Aron Rauff arbejder som Implementation Consultant i Systematic’ Healthcare-afdeling og er tilknyttet et produkt, der er udviklet til at løse logistiske serviceopgaver på hospitaler. En slags Uber, forklarer han. Hvis der skal tages en blodprøve, vil systemet sørge for, at de sygeplejersker, der har tid og er tættest på, får opgaven. Det samme er tilfældet, hvis der efterfølgende skal bruges en portør til at flytte ­patienten.
– Når en kunde har købt systemet, og det er installeret, så kommer jeg on site, når det organisatorisk skal rulles ud, siger han.

Systemet digitaliserer en proces for servicefolkene, der hidtil har været analog. Med andre ord er der tale om en forandringsproces.
– Så for at sikre, at implementeringen går bedst muligt, er det virkelig nyttigt for mig at blive klog på den konkrete virkelighed, som systemet skal leve i. Der er meget tavs viden på en arbejdsplads, som er nyttig for mig at få fat i. Derfor er det en fordel at være på stedet, så jeg kan fornemme stemninger, se ansigtsudtryk og kropsholdninger, siger Aron Rauff.

Ude er bedst

Da Danmark lukkede ned, var han i gang med at rulle sit produkt ud i en svensk region med syv hospitaler. På to af dem var systemet implementeret inden coronaudbruddet, og Aron Rauff skulle have været på det tredje i april. Det blev ikke til noget. I stedet blev det online.

Heldigvis havde svenskerne et godt setup, så der var folk fra hospital 2 med, da systemet blev udrullet på hospital 1, og så fremdeles.
– Så da jeg skulle klare udrulningen på hospital 3, havde jeg mødt nogle af personerne på hospital 2. Alt i alt var de godt forberedt, og det var forholdsvis smertefrit at køre det online. Jeg kunne gennemføre den overordnede introduktion og undervisning virtuelt, og så tog de over, siger Aron Rauff.

Det vigtigste er, at kunden bliver tilfreds og får mest muligt ud af produktet, men også for Aron Rauff er det mest tilfredsstillende at være onsite.
– Jeg holder af at være ude, så jeg kan se det, vi laver på kontoret, komme ud og leve. Og det, jeg er god til, er at forstå en brugskontekst. Jeg synes, det er fattigt at klare det online, siger han.

Han oplever også, at han ved at flytte sig fysisk sætter sig op mentalt. Ofte får Aron Rauff også en rundvisning eller en frokost, som bryder det intense format.
– Der vil være en kulturel og sproglig forskel, som man bedre kan fange ansigt til ansigt. Det mangler, når det hele er virtuelt, siger han.

Sammen hver for sig

Så snart nedlukningen var et faktum, blev der i Systematic udnævnt en håndfuld midlertidige Corona Chief Entertainment Officers (CCEO). En af dem var 29-årige Sebastian Højholm, der ud over at arbejde som User Experience Designer i Defence-afdelingen også sidder i bestyrelsen for personaleforeningen.
– Meget hurtigt kom der besked fra ledelsen om, at vi skulle udtænke idéer til, hvordan medarbejderne rundt om på hjemmekontorerne stadig kunne føle sig som en del af virksomheden, siger han.

Opgaven var at finde på aktiviteter i cyberspace på tværs af tidszoner og landegrænser. Det blev blandt andet til virtuelle fredagsbarer over Teams, ligesom der blev kørt digitalt bingo, hvor folk skulle gætte på corona-­relaterede sange, som eksempelvis ”Don’t stand so close to me” med The Police. Noget af det mest populære var en 10 minutter lang morgenmeditation med omkring 200 deltagere.
– Vi prøvede at replikere de fysiske tiltag, men noget har været lettere end andet, siger Sebastian Højholm.

CCEO’erne stødte blandt andet ind i et par tekniske udfordringer. Én kom til at mute den guitarist, der skulle underholde til en virtuel koncert. Og så var der lige det med at arrangere noget for de udenlandske lokationer. Eksempelvis er rumæneres brug af stearinlys ikke helt den samme som her, erfarede han.
– Vi tænker først og fremmest på hygge, for dem er det mere de døde, de tænker på, når de tænder lys, siger han.

Selvom CCEO er en midlertidig titel, så håber Sebastian Højholm, at personaleforeningen kan følge op på erfaringerne.
– Coronaen betød, at vi måtte tænke virtuelt. Dermed kunne vi også tænke globalt. Lige nu er vi ved at blive klogere på, hvordan vi kan gøre det. Vi har fundet ud af, at vi kan noget på tværs af kontorerne. Vi har en større bevidsthed. Virksomheden består ikke kun af en række kontorer. Der er noget større – en ånd, der binder os sammen, siger han.