På vej ind til snakken med it-chef Preben Hellegaard og projektleder Thomas Fredriksen hilser jeg lige på et af de nye spændende ”projekter” i it-afdelingen hos Damstahl i Skanderborg: Den nye elev, Søren Øbo Højrup, som er startet to dage tidligere og de næste to år skal arbejde sammen med de øvrige fem medarbejdere i afdelingen – der alle er mænd i fyrrene og opefter.
– Fra et tidligere job havde jeg god erfaring med en it-afdeling med både mænd og kvinder, så på vej til speed dating på Aarhus Tech for at finde elevkandidater besluttede vi os for også at gå efter en kvindelig elev. Da vi så kom ind i lokalet, kunne vi konstatere, at vi havde omkring 60 mandlige kandidater at vælge imellem, fortæller Preben Hellegaard med et smil. Han er dog sikker på, at der vil komme noget rigtigt godt ud af det nye samarbejde både for Søren Øbo Højrup og for de nuværende medarbejdere, som alle har været hos Damstahl i en lang årrække.
It fik et løft
Damstahl er et stort handelsselskab inden for rustfrit stål og er en del af den tyske koncern NEUMO-Ehrenberg. Damstahl tæller omkring 300 medarbejdere fordelt på syv lande, og alle bliver serviceret fra it-afdelingen i hovedsædet i Skanderborg.
Tidligere lå it under logistikafdelingen, men i forbindelse med at Preben Hellegaard kom til virksomheden for et år siden, blev it løftet op i en selvstændig afdeling. Preben Hellegaard refererer direkte til den administrerende direktør og er fast medlem af ledergruppen.
Nyt ERP-system
Den it-mæssige livsnerve i det daglige arbejde er et 25-år gammelt egenudviklet ERP-system, som kører i et IBM AS/400-miljø i Damstahls eget serverrum. Men tiden er ved at rinde ud for systemet.
– Vi er i gang med at udvælge et nyt ERP-system og er lige nu nede på to kandidater, Microsoft Dynamics og SAP. Udvælgelsesprojektet og foranalysen på det valgte system vil være nogle af de vigtige aktiviteter i 2016, fortæller Preben Hellegaard.
Udskiftningen af et skræddersyet system med et standardsystem med indbyggede tilpasningsmuligheder følger en generel tendens og er samtidig et meget bevidst forretningsstrategisk valg, fortæller projektleder Thomas Fredriksen.
– Med et skræddersyet system skal alle nye funktioner kodes fra bunden, og det betyder, at der kan være meget lang leveringstid i forhold til forretningen. Et standardsystem med gode opsætningsmuligheder skal gerne gøre os meget mere adrætte i den henseende.
Mindre it-drift
Thomas Fredriksen har været hos Damstahl i 17 år, er oprindelig uddannet elektriker, har senere taget informatikassistentuddannelsen og nogle moduler på datanomuddannelsen, har været på flere kurser og taget diverse certificeringer, de senere år primært inden for projektledelse.
Han tager sig af projekter lige fra mindre programrettelser i ERP-systemet til indførelse af helt nye løsninger. Hans faglige udvikling afspejler også en generel udvikling.
– I mine år hos Damstahl er der kommet stadig mindre klassisk it-drift og større fokus på de projekter, der giver umiddelbar værdi for forretningen. Personligt synes jeg, at jeg havde rodet tilpas meget med maskiner i min tid og havde lyst til som projektleder at være med til at drive indførelsen af nye teknologier i virksomheden.
I første halvår af 2016 vil fokus i it-afdelingen først og fremmest være rettet mod implementering af en e-commerce-løsning – en ny salgskanal for Damstahl. Der er ansat en e-commerce manager i salgsafdelingen, men selve projektledelsen ligger i it-afdelingen.
– En salgsafdeling råder typisk ikke over projektledelseskompetencer, men det gør en it-afdeling. Så det vil være Thomas, der står for den del, siger Preben Hellegaard.
I skyen, hvis det giver værdi
Hos Damstahl har man ifølge Preben Hellegaard ingen ambitioner om selv at skulle stå for mere af den basale it-drift end højst nødvendigt. Selv om serverne stadig står i kælderen, er ansvaret for overvågning og vedligehold lagt ud til en ekstern konsulent. Og hvor det giver mening at gå i skyen, gør man det. Den nuværende on-premise Lotus Notes-mail- og kalenderløsning er ved at blive faset ud til fordel for en Office 365-løsning, og de to ERP-leverandører, der er tilbage i opløbet, er blevet bedt om at give tilbud både på en on-premise- og en skyløsning.
– Når vi vælger nye løsninger, ser vi grundlæggende på to ting: værdien for forretningen og økonomien. Om det er en on-premise- eller en skyløsning, er underordnet i forhold til de overvejelser, siger Preben Hellegaard.
Tablets på vej
Med den nye e-commerce-løsning vil der ifølge Preben Hellegaard opstå en naturlig forventning hos de kørende sælgere om at blive udstyret med en tablet til præsentation af produkterne i webshoppen.
– Lige nu har sælgerne en traditionel laptop, men den er naturligvis for tung at arbejde med ude hos kunderne. De vil formentlig ønske sig en iPad ud over laptoppen, men i øjeblikket er vi ved at undersøge, om den rigtige løsning kunne være en Microsoft Surface, der ville kunne dække begge behov.
Andre projekter
Ud over de tre store projekter – e-commerce, Office 365 og udvælgelse af ERP-system – og den løbende brugersupport, som også fylder godt i it-afdelingen, vil der være en række mindre projekter i 2016, blandt andet på logistikfronten. Den tyske afdeling skal som den sidste udstyres med trådløst netværk og touch-skærme på lagrene, så der løbende kan indrapporteres, når der plukkes varer fra hylderne.
Så står den nuværende egenudviklede Lotus Notes-baserede CRM-løsning også over for en udskiftning. Det kommer dog ikke til at ske i 2016. Som Preben Hellegaard udtrykker det:
– Vi har valgt at udskyde projektet til 2017. Vi har de ressourcer, vi har, og kan ikke gøre alting på en gang.