Signe Damgaard startede sammen med en kollega eksperimentet med fordybelse i Nets-enheden eID Solutions. Foto: Magnus Møller
Jens Christian Smørum er en dynamisk herre. Som product manager i Nets’ forretningsenhed eID Solutions bruger han meget af sin tid på koordinering med kolleger.
Så lige da han hørte om idéen med fordybelsestid, syntes han, det lød som ”lidt noget fis”. Han følte sig da ikke stresset. Og han kunne udmærket finde ud af at prioritere sin tid. Så hvad skulle det egentlig til for, og hvad ville det betyde for dagligdagens kollegiale samspil?
Denne artikel er en del af et tema om fordybelse på arbejdspladsen:
Ro på
Pulsen falder
At fordybe sig er et arbejde
Stille: Vi arbejder
Men efter få uger kunne Jens Christian Smørum begynde at se, at det der med fordybelsestid måske alligevel ikke var så tosset.
– Det virker altså. Jeg bruger det, både når jeg skal have en masse ting af vejen, som har hobet sig op – og når jeg er nødt til at komme ordentligt ned og forstå et Excel-ark eller noget andet komplekst, siger han.
Han og kollegaen Signe Damgaard, som er service consultant og arbejdsmiljørepræsentant, deltog på en workshop om fordybelsestid med ledelsesrådgiver og foredragsholder Pia Hauge og projektet 'Future Work Lab' i marts.
Kort tid efter besluttede de at springe ud i det hjemme i Ballerup.
– Vi gjorde det for at øge medarbejdernes mentale sundhed. Øge energien og skabe mere glæde, siger Jens Christian Smørum.
Cirka 50 kolleger i eID Solutions sagde ja til at være med i eksperimentet, som løb over fem uger. Beskeden var enkel: Book tre timers fordybelsestid om ugen i Outlook. Minimum 30 minutter ad gangen. Sluk så vidt muligt for notifikationer og andre forstyrrelser. Og er du på kontoret, så marker din fordybelsestid ved at sætte et flag fast på din pc. Om morgenen sendte Signe Damgaard sms’er med reminders og stof til eftertanke ud til kollegerne: ”Har du husket at booke fordybelsestid?” og ”Hvilken opgave vil du prioritere i dag?”. Undervejs mødtes kollegerne jævnligt for at evaluere.
eID Solutions er en enhed med et mix af UX’ere, service desk, business unit og teknikere. De veksler mellem hjemmearbejdsdage og dage på storrumskontoret i Ballerup. Arbejdspresset er til tider massivt.
– Vi har netop haft et rigtig stort projekt. Nogle af kollegerne har været hårdt ramt, og der har været kolleger, som har lagt sig med stress, siger Signe Damgaard.
Vi gjorde det for at øge energien og skabe mere glæde
Fast fordybelsestid har ikke tryllet arbejdspresset væk. Men for flere af medarbejderne har det gjort en mærkbar forskel. En ting er buketten af flag, som står klar, hvis behovet melder sig. Men det vigtigste er udmeldingen om, at det er legitimt at trække sig. Det, der før var den enkeltes problem, er nu blevet en fælles norm. Blåstemplet på chefniveau.
– Det har selvfølgelig været afgørende, at vores chef har bakket op om projektet. Og han har også givet udtryk for, at han vil tage det med fordybelsestid til sig, siger Signe Damgaard.
Hun har brugt sin fordybelsestid til at løse opgaver, hvor afbrydelser kan være fatale. For eksempel fakturering, hvor der bare ikke må ske fejl.
Der var indvendinger blandt kollegerne, da eksperimentet begyndte, fortæller Jens Christian Smørum.
– Der var en, der opgivende spurgte: ”Jamen, hvad så med mine ressourcer?”. Nogle mente, at det ville være for stor en omvæltning. Og en af vores ældre medarbejdere ville bare helst være i fred. Men jeg vurderer egentlig, at de fleste har grebet idéen. Jeg har flere gange set folk være på vej hen til en kollega. Og vende om, da de så flaget, siger han.
Find inspiration, og få konkrete redskaber til mere fordybelsestid og dermed veje til at mindske stress og øge energien på futureworklab.dk
Eksperimentet sluttede 10. juni. Men flagene er kommet for at blive i eID Solutions.
For håbet er, at man med eksperimentet har taget de første skridt i en kulturændring, som bliver permanent i eID Solutions og udbredt til resten af de 1.000 medarbejdere i Nets.
– Jeg kommer til at arbejde videre med det i organisationen. Og jeg vil arbejde på, at HR kommer ind over. Det er bare så stor en glæde at se en type, som ellers altid har antennerne ude, gå hen og tage et flag, fordi han har behov for at trække sig. Og nu er det muligt på en ny måde. Det er fantastisk, siger Signe Damgaard.
”Jeg sikrer, at vores udviklingsteam arbejder efter den rigtige prioritering. At vi overholder kravene i kontrakterne. Jeg har ikke personaleledelse, men jeg har hånden på kogepladen i forhold til kunderne. Derfor har mine kolleger brug for at få svar på spørgsmål om alt fra tekniske til juridiske detaljer. Det betyder, at jeg bliver kontaktet af kolleger hele tiden. Særligt her efter corona har det taget til med Teams-opkald.
Jeg kan godt lide, at det er dynamisk, og det er spændende at blive hevet ind i alle mulige sammenhænge. Men jeg har haft symptomer på stress. Tidligere har jeg booket fordybelsestid i kalenderen. Men når folk har set bookingen, har de tænkt: ”Jamen, så kan jeg jo fange ham der”. Jeg har nogle gange stået op ret tidligt for at komme til bunds i tingene, men det kan man jo kun gøre et stykke tid.
Nu er det blevet kommunikeret ud i hele organisationen, at når man booker fordybelsestid, skal det respekteres. Og kan det vente, skal det vente. Det er blevet acceptabelt. Jeg har kunnet mærke, at opgaverne bliver løst bedre, når jeg har haft længere sammenhængende tid. Det har også reduceret stressen. Man kan tit ende med at blive jagtet af alle andres førsteprioriteter. Men det kan gå ud over ens egne. Nu kommer jeg dybere ned i tingene. Det har givet mere ro, selv om der stadigvæk er meget at se til”.
”Jeg har altid bare booket tid i min kalender, når jeg havde brug for at koncentrere mig om en opgave uden at blive forstyrret. Også hele dage. Og så er jeg bare rød på Teams. Folk er relativt gode til at respektere det, synes jeg. Der er altid nogle, der er ligeglade og skriver alligevel, men jeg svarer ikke.
Da det her eksperiment startede, kunne jeg ikke forstå, hvorfor andre ikke bare gjorde det samme som mig. Jeg spurgte: ”Hvorfor lader I ikke bare være med at svare, hvis folk skriver?”. Men der er jo selvfølgelig også forskel på os. Min kundekontakt ligger fast på et møde hver fredag, og jeg har en arbejdstelefon, som jeg aldrig bruger. Så projektet har ikke betydet nogen forandring for mig. Men hvis det bliver bredt ud, vil flere nok få forståelse for, hvad det egentlig er, jeg gør og har gjort hele tiden. Før i tiden har der måske været nogle, der har tænkt, at jeg var irriterende, fordi jeg ikke svarede. Jeg kan godt sige fra, og man er ikke en skiderik, når man siger fra. Jeg er kun glad for, at de andre får bedre mulighed for at gøre det samme nu”.
”Jeg har altid godt kunnet lide at sidde i et storrumskontor, hvor der var lidt gang i den. Men da corona indfandt sig, oplevede mit team, at vi blev væsentlig mere effektive, når vi sad derhjemme. De, der normalt kom og spurgte os om ting, fandt selv ud af det. Og de sociale ting var der jo heller ikke. I dag har jeg tre dage på kontoret og to hjemme, som alle andre.
Jeg sidder i en servicefunktion, hvor vi prioriterer vores opgaver hårdt. Så jeg har ikke haft problemer med stress. Jeg har brugt min fordybelsestid til at få udført de opgaver, som ligger rundt om de daglige opgaver hos servicedesken. Udarbejdelse af statistik og vejledninger for eksempel. Det har egentlig ikke ændret min hverdag så meget. Men jeg kan godt se, det kan gøre en forskel for kolleger i andre funktioner. Og det kan sagtens være, det bliver vigtigt i fremtiden, hvis der kommer nye typer af opgaver, som kræver fokus”.
