Ro på

Cybersikkerhed. Privacy. Implementering af nye teknologier. Det er komplekse spørgsmål, man skal forholde sig til, når man går på arbejde som it-professionel. Spørgsmål, som kalder på innovation.

Men problemet er, at vi er ved at miste kontakten med den fordybelse, som muliggør analytisk og kreativ tænkning.
– Den verden, vi lever i, er afhængig af, at vi træffer gode langsigtede beslutninger, som kræver innovation. Men kreative og analytiske opgaver kræver, at man har tid til at samle tankerne. Og det er udfordret i det digitaliserede arbejdsliv. Jeg mener, der er grund til bekymring, siger Pia Hauge, der er ledelsesrådgiver og forfatter til bogen ’Kontorkoma – fra støj til fordybelse i dit arbejdsliv’, som udkom i 2020.

I sin bog dokumenterer hun, hvordan en giftig cocktail af støj, afbrydelser og kravet om at være konstant tilgængelig ødelægger vores mulighed for at koncentrere os.

Vi går fra møde til møde uden nogen sinde at få samlet ordentligt op. Vi forsøger at håndtere støjen med høreværn. Vi flygter ud på toilettet for at få et øjebliks ro og gør en mail færdig på vejen. Vi bliver ustandseligt forstyrret af notifikationerne på vores egen mobil. For slet ikke at nævne kollegernes snak i deres. Den moderne vidensarbejder er reduceret til en udkørt og frustreret kontor-zombie, som aldrig kommer i dybden med noget.

Det kan flere af PROSAs medlemmer nikke genkendende til. En af deltagerne i Prosabladets læserpanel beskriver udfordringerne med at få tid til fordybelse sådan her: ”Alle trækker i mig som projektleder, og det er så nemt, når jeg sidder ved siden af”. En anden deltager konstaterer: ”Man har en vision og når at tænke overordnede potentielle løsninger. Men detaljerne får man aldrig tid til”, mens en tredje skriver: ”Jeg kan ikke få lov at færdiggøre en opgave, før jeg smides over på en anden”.

Utallige afbrydelser

Store videnskabelige forsøg bekræfter udsagnene. Vi skifter, zapper, multitasker, afbrydes og afbryder os selv i det uendelige.

Den amerikanske professor i multitasking og digitale medier Gloria Mark har lavet undersøgelser, som viser, at folk i gennemsnit bliver afbrudt, når der er gået tre minutter og fem sekunder. Cirka halvdelen af afbrydelserne var selvafbrydelser. Det vil sige, at folk selv afbrød det, de var i gang med, for at scrolle på telefonen eller tjekke dagens menu i kantinen. Gloria Marks forskning viser desuden, at vi gennemsnitligt skifter til en ny arbejdsgave efter 10,5 minut.

Det siger sig selv, at det er svært at få sammenhængende tænketid på de betingelser.

Pia Hauge peger på, at vores projekt-samarbejdsorienterede kultur også gør det svært at sige nej, trække sig og gå i enrum.
– Vi skal være på hele tiden og reagere med det samme. Et eksempel: Mange er gået fra mail til projektværktøjer som for eksempel Slack, hvor vi kommunikerer i små bidder og forventes at løse problemerne synkront og on the fly. Alt er hele tiden flydende og i proces. Mange af vores opgaver foregår i konstant samarbejde og kommunikation. Men der er altså stadig opgaver, som er individuelle og koncentrationskrævende. Det er der måske ikke så meget plads til, siger hun.

Pladsen til den sammenhængende tænketid må og skal dog findes.

Ellers siver al mening ud af vores arbejdsliv.
– Langt de fleste dygtige mennesker går på arbejde for at lave noget, der er fedt, og som de kan være stolte af. Det er grundlæggende motiverende at komme i mål med noget af kvalitet. Hvis vi forhindres i at udrette noget meningsfuldt i arbejdstiden, kan det give eksistentiel stress, siger Pia Hauge.

En af deltagerne i Prosabladets læserpanel udtrykker manglen på fordybelse sådan her: ”Det koster, både mentalt og på effektivitet. Det er stressende, hvis man bliver afbrudt mange gange eller tvunget til at skifte mellem opgaver uden at få dem afsluttet”.

En superevne

Løsningen på kontorkomaen hedder fordybelse – et begreb, Pia Hauge definerer som "en tilstand, hvor man lader sig opsluge af én enkelt opgave, hvorved al ens viden, erfaring og tænkeevne bringes i spil, så man præsterer sit ypperste". Hun kalder fordybelse en super­evne, fordi "den forløser menneskets potentiale som tænkende og skabende væsen". Fordybelse kræver, at tre faktorer spiller sammen. Nemlig tid, ro og gnist.

Tid er vigtig, fordi hjernen arbejder langsommere med kompliceret stof end med rutineopgaver, og fordi det tager tid at vende tilbage til samme niveau af koncentration som før, hvis man er blevet afbrudt.

Professor Teresa Amabile fra Harvard Business School har i et studie over mange år forsket i, hvad tidspres betyder for kvaliteten af vores arbejde. Hendes konklusion er klar: Tidspres ødelægger kreativiteten, arbejdets kvalitet og produktiviteten. Sandsynligheden for kreativ tænkning er 45 procent lavere på dage med tidspres end på dage med mindre tidspres.

Ro handler både om indre, mental ro, som gør det nemmere at koncentrere sig – og om ydre ro, fordi det er lettere at samle sig, når man ikke skal bruge sin mentale energi på at holde støj ude. Gnist er den motivation, inspiration eller nysgerrighed, der er nødvendig for, at man overhovedet kan tænde tankerne. Motivation er hjernens benzin så at sige. Er der tid, ro og gnist, kan man komme ind i en tilstand af flow, hvor man kan løse dybe, komplekse problemer. Tænke innovativt. Forbinde prikkerne, som Pia Hauge udtrykker det.

Gode effekter

Når Pia Hauge kommer ud i organisationerne og præsenterer fordybelse som en vej til større produktivitet, højere kvalitet i opgaveløsningerne og mindre stress, bliver hun indimellem mødt med skepsis. Det skete blandt andet med nogle medarbejdere i en it-­virksomhed.
– De kunne ikke få deres hoved rundt om, at det var muligt at arbejde, hvis de ikke var konstant tilgængelige på mail eller chat. Det siger noget om, hvor fastgroede vi er i vores forestilling om, at vi skal være tilgængelige hele tiden. Desuden smager ordet fordybelse lidt af meditation. En langsom luksus, som man ikke har tid til, hvis man også skal være effektiv, siger hun.

Men Pia Hauge har empirien på plads. Hun har været forsøgsleder på ’Det store fordybelseseksperiment’ foretaget af projektet Future Work Lab, som eksperimenterede med at fremme mental sundhed i den finansielle sektor. Eksperimentet omfattede 40 medarbejdere – heraf størstedelen it-udviklingsfolk – hos pensionsselskabet Velliv.

Deltagerne skulle booke fem timers fordybelsestid om ugen i deres kalender. Efter fem uger var deres energi steget, og deres stressniveau var faldet. Deltagerne rapporterede også, at de blev mere effektive, og ikke mindst at de fik bugt med svære opgaver, som måske længe havde hængt over hovedet som en sort sky. En af deltagerne – en kvinde i en it-afdeling – fortalte, at hun brugte en time og 20 minutter på at udarbejde en rapport, som normalt tog hende en hel dag. Simpelthen fordi hun kunne arbejde uden at blive afbrudt.

Der er altså helt konkrete gevinster at hente i fordybelsen. Hvis ellers man kan finde fælles fodslag i organisationen. Nogle af deltagerne i Prosabladets læserpanel fortæller, at de føler sig skærmet af chefen, når de insisterer på at fordybe sig, mens andre oplever chefen som en af de største forhindringer for sammenhængende tænketid: ”Min chef mener, det er et vilkår, at ens kolleger skal kunne få fat på en. Derfor boykotter hun også hjemmearbejdsdage nu”.

En it-supporter kom en gang op til Pia Hauge under en workshop og fortalte, at han drømte om, at han bare én dag om året kunne slukke telefonen og ikke være tilgængelig. Den ville han bruge på sammen med sine andre it-kolleger at lære noget nyt. Måske tage på it-messe eller læse noget.

Fælles anliggende

Pia Hauge er helt med på, at man ikke ændrer en hel kultur fra den ene dag til den anden.

Men hun opfordrer alle til at gå i gang med at se, hvordan man kan få bedre betingelser for hjernevenligt arbejde.
– Det er vigtigt at gøre det til et fælles anliggende, for ingen kan ændre det her alene. Hvis en it-fejlfinder kommer hen til sin chef og siger "Jeg har brug for ro for at kunne arbejde", er det vigtigt, at lederen lytter. Det må være i alles interesse, at den enkelte medarbejder kan løse sine opgaver bedst muligt. Det giver bedre kvalitet og mindre stress. Lederen har en afgørende rolle i forhold til at gøre det legitimt, at medarbejderne fordyber sig, siger hun.

Fordybelse er altså et fælles anliggende. Men bortset fra den konstatering er det svært at sige noget generelt om, hvordan fordybelse får de bedste betingelser på den enkelte arbejdsplads. Læserpanelet anbefaler støjreducerende hovedtelefoner, automatisering af flest mulige opgaver og booking af forstyr-ikke-tid i kalenderen. Nogle deltagere får det til at fungere ved at lægge fordybelsestid derhjemme. Mens andre har små pindeflag på bordet, som de hejser for at markere, at de er utilgængelige. På nogle arbejdspladser ser man en fordel i, at medarbejderne fordyber sig samtidig. Andre steder må den enkelte planlægge sin egen fordybelsestid.

Hovedsagen er, at vi generobrer fordybelsen, understreger Pia Hauge. For produktivitetens skyld. For pulsens skyld. Og fordi vi bliver mere lykkelige af at komme i dybden med vores faglighed.
– For nogle mennesker er arbejdet mindre stressende end privatlivet. Og for mange mennesker en kilde til stor glæde og meningsfuldhed. Og gudskelov for det, når vi tilbringer så mange timer på jobbet, siger hun.

Pia Hauge mener, at arbejdet har et stort potentiale for at kunne holde os på ret køl gennem livet. Undersøgelser viser nemlig, at den attraktive tilstand af flow oftere indtræffer på jobbet end andre steder.
– Så det skal vi værne om. Jobbet er et sted, hvor mange – også it-professionelle – får afløb for deres kreative tænkning. Nogle tror, at kreativt arbejde er noget med workshops og masser af gule sedler på væggen. Men det kan også være en mand i lyseblå skjorte, der sidder og stirrer ind i en skærm og finder løsninger, som ingen har tænkt på før, slår hun fast.